Segretario/a
Area Amministrazione

L’addetto alla segreteria supporta le attività che si svolgono in un ufficio e si occupa sia di compiti relativi all’organizzazione delle attività interne, sia di attività di front-office, ossia di ciò che concerne il contatto con l’esterno e le relazioni col pubblico.

Per le attività di Back Office le mansioni sono:

• Gestione delle email e della posta cartacea in entrata e in uscita 
• Rispondere alle telefonate e inoltrarle ai responsabili di reparto o ai propri superiori
• Organizzazione di riunioni, appuntamenti, conferenze stampa, pranzi con i clienti ed eventuali trasferte del personale o dei dirigenti
• Gestione delle comunicazioni e dei documenti indirizzati ai vari responsabili
• Redazione di verbali
• Gestione di archivi di documenti, schedari e catalogazione di bolle e fatture
• Redazione e revisione di documenti
• Gestione degli impegni dei dirigenti

Per le attività di Front Office:

• Accoglienza delle persone e dei clienti che si recano presso l’ufficio
• Gestire le comunicazioni
• Gestire l’agenda e gli impegni del dirigente

Per svolgere questo ruolo sono richieste alcune skill fondamentali come:

• Ottime doti comunicative e relazionali
• Buona conoscenza dei principali strumenti informatici (utilizzo del PC, email, Internet, programmi per la gestione e archiviazione di dati, compilazione di fogli di calcolo)
• Doti organizzative e di multitasking, ossia la capacità di gestire in modo efficace ed efficiente più compiti contemporaneamente